Yetki ve Sorumluluk Matrisi (RACI)

BÖLÜM 02

RACI sözlüğü ve tekil A ilkesi

R, görevi fiilen yerine getirir; bir adımda birden fazla R olabilir, ancak işin hangi çıktıyla bittiği açık olmalıdır. A, adımın sonucundan hesap veren tek roldür ve kabul veya ret kararını taşır. C, karar verilmeden önce görüşü alınan kişidir; görüşün alındığı sistem kaydı görünür olur. I, karar veya sonuçtan sonra haberdar edilir; bildirim, yeni bir gizli onay kapısı yaratmaz.

Her satırda yalnızca bir A aranır. Hiç A bulunmaması sahiplik boşluğu; birden çok A bulunması karar kilidi olarak işaretlenir. Bir kişinin hem R hem A olması her durumda yasak değildir; işlem değeri ve riskine göre ikinci göz veya görevler ayrılığı gerekebilir. ‘I’ ataması sınırsız veri erişimi anlamına gelmez.

Matrisin tamamı için yatay kaydırabilirsiniz.

RACI, imza sirküleri ve yetki limitleriyle birlikte okunur. Bir hücrede iki harf kullanılacaksa işi yapma ile hesap verme ilişkisi ayrıca açıklanır.

BÖLÜM 03

Gönderilen kaynak matristeki beş kararın okunması

Aşağıdaki dağılım kullanıcı metnindeki giriş matrisini özetler; uygulanmış yetki kaydı değildir. Yönetim kurulu, CEO, departman müdürü, operasyon/uzman ve iç denetim sütunları korunmuştur. Kaynak matrisin iki noktası yeni tasarım için ayrıştırılır: satın almanın her tutarda CEO onayına bağlanması kişi bağımlılığını sürdürebilir; iç denetim raporunun hazırlanması ile bulgulara yönetim aksiyonu verilmesi farklı sorumluluklardır.

Matrisin tamamı için yatay kaydırabilirsiniz.

Bu tablo kaynak metnin editoryal kaydıdır. İç denetim için operasyon çalışanını genel ‘R’ yapmak ve iç denetimi genel ‘A’ yapmak, denetim faaliyeti, raporun yayımlanması ve düzeltici aksiyonun birbirine karışmasına yol açabilir. Bir sonraki bölüm bu görevleri ayırır.

BÖLÜM 04

Uygulama için önerilen karar matrisi

Bu öneri matrisi onay seviyesini işlem türüne ve riske böler. Fonksiyonel uzman unvanları örnek rol olup şirketin gerçek kadro adlarıyla değiştirilir. ‘—’ ilgili adımda RACI ataması olmadığı anlamına gelir. Yönetim kurulu/denetim komitesi bir sütunda gösterilse de şirketin yönetişim belgelerindeki ayrı yetkileri korunur.

Matrisin tamamı için yatay kaydırabilirsiniz.

Rutin işlemde CEO yalnızca bilgilendirildiğinde tutar/riske bağlı yetki devri mümkün olur. Kritik atama veya limit üstü işlemde şirketin gerçek onay organı ayrıca teyit edilir. İç denetim operasyonu yürütmez; aksiyonu yönetim sahiplenir.

BÖLÜM 05

Karar eşiği, imza ve görevler ayrılığı kuralı

RACI satırı, kararın hangi limitte kimden onay alacağını söylemeden yazılım kuralına dönüştürülemez. Her karar için tutar aralığı [alt/üst limit], mali dönem, bütçe kalemi, sözleşme süresi, tedarikçi statüsü, olağandışı koşul ve istisna sahibi ayrı belirlenir. Teklif toplama, sipariş verme, mal/hizmet kabulü, fatura kaydı ve ödeme ayrı adımlar olarak haritalanır.

D-RJ-03 iş akışında limit içinde kalan işlem birim müdürünün A rolüyle ilerleyebilir; limit aşımı, bütçe dışı talep veya ilişkili taraf işlemi üst onaya yükselir. Hukuki imza ve banka ödeme yetkileri ayrı onay kayıtlarıdır. Yetki devri, onaylayanın işlemi daha sonra sistem dışında tekrar imzalamasını zorunlu kılıyorsa darboğaz çözülmüş sayılmaz; süreç ve hukuk/finans birlikte gözden geçirir.

Matrisin tamamı için yatay kaydırabilirsiniz.

Örnek tablo para veya mevzuat limiti koymaz. Şirketin yetkili organı imza belgeleri, sözleşmeler ve geçerli hukuk çerçevesinde rakamları doldurur.

BÖLÜM 06

Üç kritik iş akışında rolün nasıl işletileceği

Matris bir şema olarak kalmamalıdır. İş akışı sistemi her olayda işlem ID'si, A sahibi, R uygulayıcısı, C görüşü, I bildirimi, karar zamanı ve sürüm numarasını saklar. A yoksa iş başlamaz; A çakışıyorsa işlem kural tasarım kuyruğuna düşer.

BÖLÜM 07

İç denetim bağımsızlığı ve rapor sorumluluğu

Kaynak matrisindeki ‘İç Kontrol ve Denetim Raporlaması’ tek adım olarak kalırsa operasyonel kontrolü yapan ile bağımsız güvence veren rol karışabilir. İş üçe ayrılır: yönetimin iç kontrolü işletmesi; iç denetimin bağımsız inceleme ve rapor hazırlaması; yönetimin bulgulara düzeltici aksiyon vermesi. Yönetim kurulu veya denetim komitesi iç denetim fonksiyonunu gözetir; denetim bulgusunun içeriğini operasyon yönetimi yazmaz.

The IIA'nın güncel Global Internal Audit Standards ve Three Lines açıklamaları, iç denetimin yönetim kararlarından ayrı ve yönetim organına hesap veren bir güvence fonksiyonu olarak konumlandırılmasını destekler. Bu nedenle iç denetim görevi, rutin satın alma onayı veya günlük operasyonun R/A rolüyle birleştirilmez. İç denetim başkanı çalışma ve raporun profesyonel kalitesinden; yönetim aksiyonun uygulanmasından sorumludur.

Matrisin tamamı için yatay kaydırabilirsiniz.

Bu dağılım kurumsal yönetişim önerisidir. Şirketin iç denetim tüzüğü ve ilgili düzenlemeleriyle uyumlandırılır.

BÖLÜM 08

Vekâlet, istisna ve çatışma çözümü

A rolündeki kişi izinli veya erişilemez olduğunda işin beklemesini önlemek için vekâlet önceden yazılır: vekil unvanı, kapsamı, tutar sınırı, geçerlilik süresi, kaydı onaylayan organ ve geri dönüş kuralı. İşlem anında ‘rastgele başka yönetici’ A atanmaz. Açık bir çıkar çatışması varsa A rolü yönetimce belirlenmiş bağımsız üst merciye yönelir ve gerekçesi saklanır.

Bir süreç satırında A boşsa tasarım sahibi karar verene kadar işlem öncelikli istisna kuyruğunda tutulur. Birden fazla A atanmışsa limit ve karar türü bölünür; örneğin bütçe içi harcama ve stratejik yatırım ayrı satır olur. C görüşü için belirlenmiş süre dolarsa sessiz onay varsayılmaz; eskalasyon kuralı işletilir.

İstisna kaydı alanları

• İşlem ID, karar türü, asıl A, vekil A, vekâlet nedeni, başlangıç/bitiş zamanı ve sınır.
• Çıkar çatışması beyanı, alınan C görüşleri, nihai karar, gerekçe ve denetim izi.
• Sonradan inceleme sahibi, kapanış tarihi ve kalıcı RACI değişikliği gerekip gerekmediği.

BÖLÜM 09

İntranet yayını, erişim ve sürüm kontrolü

Onaylanan matris, intranette tek güncel sürüm olarak yayımlanır. Her satırın süreç ID'si, karar tanımı, uygulama tarihi, A unvanı, yedek, yetki limiti, SOP bağlantısı ve sistem rolü gösterilir. Çalışanlar kendi süreçlerini görebilir; kişisel ücret ve hassas denetim kayıtları ilgili erişim katmanında kalır. Eski sürümler silinmez; geçmiş kararın hangi sürümle verildiği denetim izinde korunur.

Bir rol veya limit değiştiğinde süreç sahibi değişiklik talebi açar; İK/organizasyon, finans veya iç kontrol ve BT etkisini değerlendirir. Yetkili organ yeni sürümü onaylar, erişim matrisi güncellenir, ilgili çalışanlara eğitim ve okundu kaydı verilir. RACI güncellemesi tamamlanmadan ERP/BPM'de farklı bir kural tek başına canlıya alınmaz.

• Sürüm alanları: [v1.0], yürürlük tarihi, karar tutanağı, değişen satırlar ve önceki sürüm bağlantısı.
• Erişim testi: yetkisiz kişi işlem göremez; yetkili R işini yapabilir; yalnız A karar verir; C/I yalnız görevine uygun veri görür.
• Eğitim kanıtı: yeni rol sahipleri örnek normal, limit aşımı, vekâlet ve çıkar çatışması senaryolarını tamamlar.

BÖLÜM 10

Uygulama takvimi, kabul testi ve performans izlemesi

Önerilen kısa geçiş: ilk hafta süreç ve karar envanteri, ikinci hafta satır bazlı RACI ve limit taslağı, üçüncü hafta yönetim/denetim incelemesi ve sistem eşleştirmesi, dördüncü hafta pilot, eğitim ve canlıya geçiş kararı. İşlem hacmi veya yasal onay gereği süre uzatılabilir. Başlangıçta tek bir pilot süreç seçilerek yetki devri ile kontrol kalitesi birlikte izlenir.

Kabul için her satırda bir A, tanımlı R, gerekli C/I, limit ve istisna yolu bulunmalıdır. Stratejik karar ile günlük işlem ayrılmalı; iç denetim yönetim aksiyonunu sahiplenmemelidir. Sistem üzerinde normal işlem, limit aşımı, A yokluğu, vekâlet, çıkar çatışması, yetkisiz erişim ve geri alma senaryoları sınanır.

Matrisin tamamı için yatay kaydırabilirsiniz.

KPI hedefleri şirketin D-RJ-01 baz verisiyle belirlenir. Karar hızındaki iyileşme tek başına başarı sayılmaz; uyum, hata ve suistimal göstergeleriyle birlikte yorumlanır.

BÖLÜM 11

Devir, onay ve sonraki master doküman

Teslim paketi: karar envanteri, onaylı RACI matrisi, limit ve vekâlet eki, görevler ayrılığı çatışma listesi, ERP/BPM rol eşleştirmesi, erişim testi, eğitim kaydı, pilot KPI sonucu ve açık istisna tutanağı. Her birinde belge sahibi, versiyon, tarih ve yürürlük kaydı bulunur. Onaylanan belge süreç sahiplerine ve sistem sahibine devredilir; düzenli gözden geçirme tarihi atanır.

Yeni operasyonel serinin devamı D-RJ-10 Operasyonel KPI ve Performans Karnesi'dir. Önceki katalogdaki D-RJ-10 Operasyonel Yönetim Modeli Kılavuzu tanımı ayrı arşiv kaydında korunur.

Onay alanları

• Hazırlayan: [ad/rol]. Süreç sahipleri: [ad/rol]. Finans/İK/iç kontrol görüşü: [ad/rol]. İç denetim bağımsızlık incelemesi: [ad/rol].
• Karar: [kabul / koşullu pilot / iade]. Yürürlük: [tarih]. Açık koşullar: [ID, sahip, son tarih]. Gözden geçirme: [tarih].