Kurumsal SOP Master El Kitabı

D-IS-10 | KURUMSAL SOP MASTER EL KITABI

İNOVAPARK / INOMATRIX MASTER KÜTÜPHANE

Belge kodu: D-IS-10 Sürüm: 2.0 Tarih: Ekim 2026

Aşama: 3 Belge türü: SOP el kitabı Konular: SOP · Süreç · Kontrol

Durum: Yayına hazır metodoloji şablonu; müşteri özelinde doldurma ve yetkili onay gerekir.

Belge sahibi: [rol/ad] Onay mercii: [rol/kurul] Uygulama şirketi: [şirket]

Dağıtım sınıfı: Genel metodoloji sürümü. Müşteri verisi işlenirse erişim sınıfı ayrıca belirlenir.

1. KARAR ÖZETİ VE AMAÇ

Finans, insan kaynakları, satış ve teknoloji işlemleri için prosedür standardı.

Bu belgenin kullanımıyla verilecek karar: saha testi, form seti ve eğitim kaydı sağlandı mı, hangi açıklar ve sahipleriyle uygulamaya geçilecek?

Belge, örnek yöntem ve doldurulabilir kontrol setidir. [Şirket] hakkında bulgu, performans veya uygunluk sonucu ileri sürmez.

2. KAPSAM, GİRDİLER VE BAŞLANGIÇ KOŞULLARI

G1. Mevcut iş akışları: kaynak sahibi, dönem, sürüm ve erişim yetkisi kaydedilir; eksikse varsayım olarak işaretlenir.

G2. formlar: kaynak sahibi, dönem, sürüm ve erişim yetkisi kaydedilir; eksikse varsayım olarak işaretlenir.

G3. hata ve kontrol kayıtları: kaynak sahibi, dönem, sürüm ve erişim yetkisi kaydedilir; eksikse varsayım olarak işaretlenir.

Kapsam ilkesi: Mülkiyet, kurul gözetimi ve icra rolleri ayrı tutulur. Yetki devri, yürürlük tarihi olan karar, limit ve denetim iziyle kanıtlanır.

Başlangıç kapısı: süreç sahibi ve onay mercii atanır; kaynakların güncelliği kontrol edilir; kapsam dışı işlemler kayda alınır.

3. UÇTAN UCA UYGULAMA YÖNTEMİ

3.1 Her SOP için tetik, rol, girdi ve çıktıyı yaz. Girdi referansını, sorumlu rolü, tarihini ve üretilen kanıtı uygulama kaydına ekleyin.

3.2 Adımları sahada izle. Girdi referansını, sorumlu rolü, tarihini ve üretilen kanıtı uygulama kaydına ekleyin.

3.3 Istisna ve kontrolü ekle. Girdi referansını, sorumlu rolü, tarihini ve üretilen kanıtı uygulama kaydına ekleyin.

3.4 Eğitim ve sürüm devrini yap. Girdi referansını, sorumlu rolü, tarihini ve üretilen kanıtı uygulama kaydına ekleyin.

Prosedür kartı: Tetikleyici, ön koşul, işlem sırası, kontrol noktası, istisna, çıktı ve saklanan kayıt tek sayfalık prosedür kartında tamamlanır. Çalışan, güncel sürüme erişim ve eğitim kaydı olmadan kritik adımı tek başına uygulamaz.

Her adımın kapısı: kaynak doğrulaması → icra/analiz → ikinci kişi kontrolü → onay → sürümlü yayımlama. Başarısız adım istisna listesine döner.

4. ROLLER, RACI VE KARAR SINIRLARI

A (hesap veren): [belge/süreç sahibi]; bu belgede her karar için yalnız bir A atanır.

R (uygulayan): [ilgili dikey/departman uzmanı]; girdileri toplar, kayıtları üretir ve açıkları kapatır.

C (danışılan): [finans, hukuk, bilgi güvenliği, kalite veya klinik uzmanı]; konuya uygun uzman görüşü kayda girer.

I (bilgilendirilen): [üst yönetim/ilgili paydaş]; yalnız yayımlanmış sürüm ve karar özeti paylaşılır.

Kontrol sahibi uygulayıcıdan ayrı atanır. Çıkar çatışması varsa alternatif onay mercii belirlenir ve tutanağa işlenir.

5. DOLDURULABİLİR UYGULAMA VE KANIT KAYDI

Her satır tek bir işlem, bulgu, kontrol veya karar nesnesidir. Boş alan 'uygulanamaz' gerekçesiyle ya da açık aksiyonla kapatılır.

Kayıt alanları:

• SOP kodu: [doldurulacak]

• süreç sahibi: [doldurulacak]

• adım: [doldurulacak]

• sistem: [doldurulacak]

• kayıt: [doldurulacak]

• istisna: [doldurulacak]

• revizyon: [doldurulacak]

• Kaynak/kanıt bağlantısı: [sürüm ve erişim seviyesi]

• RACI-A / R / kontrol eden: [roller]

• Durum / tarih / sonraki eylem: [açık, doğrulanıyor, kabul edildi; YYYY-AA-GG]

• İstisna ve onay kaydı: [yoksa 'yok' yazılır]

6. RİSKLER, İSTİSNALAR VE ESKALASYON

Kritik sınır: Tek SOP ile tüm şirketin ISO uyumu iddia edilmez.

Veri eksikliği, yetki çakışması, kontrol ihlali veya hedef sapması görüldüğünde uygulama sahibi kaydı açar; etki ve olasılığı değerlendirir; kontrol sahibine ve karar merciine iletir.

Acil riskte otomatik işlemler güvenli duruma alınır. İstisna için gerekçe, geçerlilik süresi, telafi kontrolü ve onaylayan kişi yazılır; süre sonunda yeniden değerlendirilir.

Doğrulama standardı: İşlem örneklemi, prosedür sürümü ve sapma kanıtı birlikte tutulur; düzeltici eylemin kapanışı bağımsız kişi tarafından doğrulanır.

7. ÖLÇÜM, HEDEF VE KALİBRASYON

Birincil gösterge: Saha testini geçen SOP / yayımlanan SOP.

Ölçüm kaydı: başlangıç değeri [ ], hedef [ ], gerçekleşen [ ], dönem [ ], veri kaynağı [ ], hesaplayan [ ], doğrulayan [ ].

Oranlar için pay ve payda, istisnalar ve veri kapsama yüzdesi açıklanır. Hedef gerçek sonuç gibi sunulmaz.

Ritim: operasyonel kontrol haftalık; belge ve aksiyon gözden geçirme aylık; stratejik karar ve yeniden önceliklendirme çeyreklik. Uygun olmayan dikeyde sıklık süreç sahibi tarafından gerekçeli belirlenir.

Kalibrasyon döngüsü: ölç → sapmayı kök nedenle sınıflandır → düzeltici eylemi ata → tekrar ölç → sürümü güncelle.

8. KABUL ÖLÇÜTLERİ VE YAYIN KAPISI

Asgari kabul kanıtı: Saha testi, form seti ve eğitim kaydı.

Kabul listesi:

□ Girdilerin kaynağı, dönemi ve erişim hakkı doğrulandı.

□ Yöntem adımlarının her biri için somut kayıt veya gerekçeli uygulanamaz kararı mevcut.

□ RACI ve onay limitleri ilgili politika ile tutarlı.

□ Ölçüm formülü, pay/payda ve başlangıç değeri bağımsız olarak tekrar hesaplanabiliyor.

□ Kritik istisnalar kapatıldı veya süreli, sahipli aksiyon planına bağlandı.

□ Hukuk, finans, klinik, güvenlik ve sektör uzmanı incelemesi gereken konularda tamamlandı.

□ Belge sahibi ile yetkili onay merciinin tarihli kararı kaydedildi.

Kabul sonucu: [kabul / koşullu kabul / ret] Karar tarihi: [ ] Açık maddeler: [ ]

9. KAYIT YÖNETİMİ, SÜRÜM VE DEVİR

Tek geçerli sürüm belge kayıt sistemindeki onaylı kopyadır. Taslak, müşteri verisi içeren çalışma dosyası ve kamuya açık metodoloji sürümü ayrı erişim sınıflarıyla tutulur.

Değişiklik kaydı: v2.0 — kısa tanım genişletildi; uygulama, RACI, kontrol, ölçüm ve kabul kartları eklendi. Önceki sürüm Drive geçmişinde korunur.

Sahaya devir paketi: onaylı belge, doldurulmuş kayıt, ek kanıtlar, açık aksiyon listesi, eğitim kaydı ve bir sonraki gözden geçirme tarihi.

İmza alanı: Hazırlayan [ ] / Kontrol eden [ ] / Onaylayan [ ] / Tarih [ ]

KAYNAK VE UYGULANABİLİRLİK NOTU

Kurumsal yönetişim ilkeleri için G20/OECD Kurumsal Yönetim İlkeleri (2023) esas alınabilir; SPK yükümlülükleri şirket statüsü ve güncel mevzuat doğrulamasıyla değerlendirilir.

https://www.oecd.org/en/publications/2023/09/g20-oecd-principles-of-corporate-governance-2023_60836fcb.html ↗

Kalite sistemi referansı kullanılacaksa uygulanabilir ISO 9001 sürümü ve belgelendirme kapsamı ayrıca doğrulanır: https://www.iso.org/standard/9001