BÖLÜM 01
Giriş ve SOP Felsefesi
Şirketlerin büyüme evresinde en büyük kırılganlık, işlerin ‘kişilerin hafızasına ve inisiyatifine’ bağlı olarak yürütülmesidir. InStructure programı kapsamında hazırlanan bu SOP (Standart Operasyon Prosedürleri) El Kitabı; şirketin tüm kritik iş akışlarını uluslararası kalite standartlarına (ISO 9001 vb.) uygun olarak standardize eder, hata oranlarını sıfırlar ve yeni başlayan personelin oryantasyon süresini minimuma indirir.
BÖLÜM 02
SOP Kodlama ve Yönetim Standardı
Tüm prosedürler aşağıdaki kodlama sistemine göre sınıflandırılır ve ERP/BPM veri tabanında saklanır:
- SAT: Satış ve Ticari Operasyonlar SOP’leri
- SAT-AL: Satın Alma ve Tedarik Zinciri SOP’leri
- FIN: Finans ve Muhasebe Operasyonları SOP’leri
- IK: İnsan Kaynakları ve Yetenek Yönetimi SOP’leri
- URT/HIZ: Üretim veya Hizmet Sunum SOP’leri
Kodlama notu: Kaynak listede satın alma için SAT-AL, örnek prosedürde SOP-SATAL-01 kullanılmıştır. Her iki ifade korunmuştur; kurumsal envanter oluşturulurken tek kod standardı seçilmelidir.
BÖLÜM 03
Kritik SOP Özetleri (Örnek Setler)
SOP-SAT-01
Teklif ve Sipariş Alma Prosedürü
Amaç
Müşteri taleplerinin standart formata bağlanması, fiyat onay yetkilerine (RACI) uygun teklif verilmesi ve siparişin hatasız sisteme girilmesi.
Adımlar
- Müşteri talebinin CRM sistemine kaydedilmesi.
- Yetki matrisine göre iskonto oranlarının kontrolü.
- Resmi teklifin müşteri onayına sunulması ve ERP’ye sipariş olarak işlenmesi.
Kontrol Noktası
Limit aşan iskontolarda COO/Satış Direktörü dijital onay mekanizması.
SOP-SATAL-01
Tedarikçi Seçimi ve Satın Alma Prosedürü
Amaç
Şirket ihtiyaçlarının en uygun maliyet, kalite ve vade avantajıyla karşılanması, suistimal (fraud) risklerinin önlenmesi.
Adımlar
- Departman tarafından ERP üzerinden onaylı satın alma talebinin (PR) açılması.
- En az 3 alternatif tedarikçiden teklif (RFQ) alınması.
- Yetki matrisine uygun olarak satın alma siparişinin (PO) onaylanması ve faturanın muhasebe eşleşmesi.
Kontrol Noktası
Görevler ayrılığı gereği siparişi veren ile faturayı ödeyen personelin farklı olması.
SOP-FIN-01
Nakit Akışı ve Ödeme Onay Prosedürü
Amaç
Şirket varlıklarının ve likiditenin korunması, ödemelerin vade ve nakit bütçesi (ZBB) çerçevesinde yapılması.
Adımlar
- Haftalık ödeme listelerinin ilgili departmanlarca CFO’ya iletilmesi.
- Nakit akış projeksiyonu ve bütçe uygunluk kontrolü.
- Çift imza veya dijital onay ile banka ödemelerinin gerçekleştirilmesi.
BÖLÜM 04
SOP’lerin Uygulanması ve Denetimi
- Erişilebilirlik: Tüm SOP dokümanları çalışanların kolayca erişebileceği dijital kurumsal portalda (Intranet/BPM) güncel versiyonlarıyla (v1.0) yer alır.
- Zorunluluk: Yazılı prosedürlerin dışına çıkılması (onaysız iş yapılması) disiplin yönetmeliğine tabi tutulur.
- Periyodik Güncelleme: Süreçlerde meydana gelen değişiklikler, Kalite ve İç Kontrol Birimi tarafından yılda en az bir kez gözden geçirilerek revize edilir.
ONAY VE SONRAKİ ÇALIŞMALAR
Bu SOP setlerinin dijital sisteme entegrasyonuyla birlikte, InStructure programının risk ve iç kontrol ayağı olan D-IS-13: İç Kontrol Matrisi ve Suistimal Önleme Planı ile D-IS-14: Kurumsal Risk (ERM) Matrisi çalışmalarına geçilecektir.